新型コロナ感染予防対策で一気に広まるテレワーク。在宅勤務において今や欠かせないのがWeb会議システムです。チームリーダーともなれば、今後もWeb会議を主催するケースが増えてくるはず。「どうすればWeb会議がスムーズに運営できるか？」「自分のチームに最適なシステムは何か？」「Web会議をさらに上手に活用できないか？」そんなリーダーエンジニアの悩みの声が届いています。そこで今回の「ニュースreview」では、この「Web会議」について考えてみます。
今さら聞けない、Web会議システムとは？
Web会議とは、遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションを実現するツールのこと。音声やビデオ通信以外にもテキストチャットや、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能を有するツールが多く、テレワークをサポートするツールとして多くの企業で急激に導入が進んでいます。
Web会議はよくテレビ会議（ビデオ会議）と混同されます。テレビ会議（ビデオ会議）とは専用のシステムを使って主に会社の拠点間をつなぐシステムのこと。一方、Web会議はクラウド上のサービスなどを活用し、主に複数の個人間を結ぶものを指します。Web会議には専用の機材や専用線などは必要なく、パソコンなどに内蔵されたマイク、スピーカー、カメラなどがあればすぐ利用できます。また、スマートフォンでも利用できるサービスも多くあり、社外とのミーティングなども簡単に実現できるのが特徴です。
- 主に企業の拠点間をつなぐ
- 専用の会議室が必要
- カメラやマイク、モニターといった専用機器が必要
- 映像・音声のみのやりとり
- 画質、音質ともに高品質
- イニシャルコストが高額
- 主に個人間をつなぐ
- 専用の会議室や機器は不要
- PCやスマホからすぐに利用可能
- 資料や画面の共有、チャットなど多様な使い方が可能
- 議事録の自動作成、自動文字起こし、翻訳機能もある
- イニシャルコストがかからない
Web会議における課題とは？
実際に集まらなくても手軽に開催できるのがWeb会議の良さですが、やはり課題もあります。中でも一番の課題は参加者一人ひとりが会議全体の空気感、雰囲気を掴みにくいこと。そのせいで、まったく発言しない人が出てきたり、逆に同じ人ばかり話している、なんてことになりがちです。また、Web会議では複数の人が同時に話してしまうととても聞き取りにくい上に、ネット環境の影響で発言途中に音声が途切れることもよくあります。その結果、議論の中身を正確に共有できなかったり、途中で集中力が途切れる人が出たりといった問題が発生しがちです。
会話が偏っているときには、黙り込んでいる方に意見を求める。音声が途切れた時には、再度の発言をお願いする。全体のコンセンサスを得るために、会議の要点をまとめて自ら繰り返し補足をおこなう。対面会議以上に詳しい資料を準備する。「それはどの人に対する質問ですか？」「代替案のある方はいますか？」といった具合に会話を促進する。このようにWeb会議の主催者には、通常の会議以上にファシリテーターとしての能力が求められます。
Web会議に対する不満の声
- 話がかみ合わない
- 音声が途切れる
- 発言が重なると聞き取れない
- 誰に対する発言や質問かわかりにくい
- 会話に入りにくい
- 返事や相づちなどの反応が薄い
Web会議システムを選ぶポイント
それでは、Web会議システムを選ぶポイントには、どのようなものがあるでしょうか。主催者の目線で順番に見ていきましょう。
①接続が安定しているかどうか
「みなさん、これでよろしいでしょうか。」採決を求めたところで、音声がブチっと切れてしまった…。
会議の最中に映像や音声が途切れるのは大きなストレスです。それだけでなく、伝えたはずの情報が伝わってなくて、大きな問題につながることにも。どのようなインターネット環境でも安定した接続ができることはとても重要なポイントです。
②誰でも簡単に使えるかどうか
一生懸命に準備した資料を画面共有したいのに、やり方がわからなくて会議がストップしてしまった…。
どれだけ高機能であっても使いこなせない人がいれば意味がありません。誰にでも簡単に使えるかどうかは、在宅勤務で使用する場合やエンジニア以外の人たちも参加する会議では特に重要です。
③同時に何人接続できるか
他のチームと合同ミーティングをしようとしたところ、いつも使っているシステムではアカウント数が足りないことがわかった…。
どのような用途が想定されるかは、Web会議システムを選択する際の重要なポイントです。多人数の研修やセミナーなどを行う場合も想定されるならば、同時接続できるアカウント数が多いシステムを検討する必要があります。
④セキュリティ対策が万全かどうか
テレビ会議の最中に第三者が不正アクセスしてきた…。カフェから参加していたメンバーの画面を背後から第三者に盗撮されてしまった…。
こんな信じられないような事件が実際に起こっています。会議の機密性によっては、セキュリティの優先度を高める必要があります。会議の中身に会社の機密情報や個人情報などが含まれる場合は、システムのセキュリティ対策を十分に確認しておく必要があります。
⑤コストをかけるかどうか
クライアントとのWeb会議をいつものシステムで始めたところ、時間オーバーで会議の途中で切れてしまった…。
無料で利用できるシステムもたくさんありますが、参加人数や用途、セキュリティ対策によっては有料版に切り替えた方が良い場合もあります。コストと効果のバランスを考えた賢い選択をしましょう。
主要Web会議システム徹底比較
それでは、上記のポイントを抑えながら、国内で利用数の多いWeb会議システムを比較してみたいと思います。
Zoom（ズーム） は、アメリカのZoom Video Communications社のWeb会議システムで、日本でも急速にシェアを伸ばしているシステムの一つです。しかしながら、一時期セキュリティの脆弱性を指摘され、ニュースにもなりました。その後、4月22日に米Zoom Video Communications社は「今後リリースされる『Zoom5.0』へのアップデートによって多くの問題点がクリアされる」と発表しました。セキュリティ面については今後も注目が必要です。
- 100人以上が接続しても比較的安定している
- URLを共有するだけで簡単に参加できる
- Web会議の動画、音声をクラウドに記録できる
- バーチャル背景が楽しめる
- パソコン、スマホ両方で接続可能
●料金プラン（月額）
・無料（基本） ※同時接続100人まで。グループミーティングは40分まで
・2,000円/1ホスト（プロ）
・ 2,700円/1ホスト（ビジネス）
●Zoom
https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。一般に利用率の高いOffice 365との親和性が高いため、連携することで業務効率が格段に上がるという声もあります。
- 最大10,000人の大規模ライブイベントができる
- キーボード入力音などを制御するリアルタイムノイズ抑制
- 高度なセキュリティ機能がある
- iOS、Android、Windows、Mac対応
●料金プラン（月額）
・Office 365ユーザーは基本無料 ※機能制限あり
●Microsoft Teams
https://products.office.com/ja-JP/microsoft-teams/group-chat-software
Google hangoutは、Google社が提供するコミュニケーションツールです。多くの人が慣れ親しんだUIなので、Web会議に慣れていない人でも直感的に操作できるというメリットがあります。ビジネス版として、より高機能なGoogle Meet（有料）も用意されています。
- 10人まで無料でビデオ通話できる
- Googleドキュメントの共同編集ができる
- Web、iOS、Android対応
- 100人までのグループチャット機能が使える
●料金プラン（月額）
無料
●Google hangout
https://hangouts.google.com/
●Google Meet
https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
V-CUBEミーティングは、日本のブイキューブ社が提供している国内導入実績が5,000社以上あるWeb会議システムです。使用料は高額ですが、その分高機能です。特に鮮明な画質が必要とされるプレゼンテーションなどにはとても有効なシステムです。
- 多数の国内導入実績
- シンプルで使いやすい画面構成
- 業界最高水準と謳う高画質
●料金プラン（月額）
・2,000円/ID数 ：ベーシック
・2,700円/ID数 ：プロ
●V-CUBE ミーティング
https://jp.vcube.com/service/meeting
Cisco Webex Meetings は、アメリカのシスコシステムズが提供する、世界で最も利用者の多い Web会議システムです。さまざまな機能が用意されているので、必要な機能を選んで使えるメリットがあります。アシスト機能は英語のみで提供されていますが、いよいよ日本でも、タレントの渡辺直美さんを活用したプロモーションが始まりました。
- 世界で最も使われているWeb会議システム
- ダウンロードやプラグインは不要
●料金プラン（月額）
・要問い合わせ
●Cisco Webex Meetings
https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/conferencing/webex-meetings/
早くからオンラインサービスを提供し、世界中の人々に親しまれてきたSkypeは、2011年にMicrosoftの傘下になりました。Skypeを使うには個人アカウントが必要になりますが、すでに慣れ親しんだ人も多く、今もたくさんの人に使われています。ビジネス版のSkype for Business（有料）もあります。
- Skypeユーザーどうしで使用
- 25ユーザーまで同時会議ができる
- 音声通話、インスタントメッセージ、グループビデオ通話、画面の共有が無料
●料金プラン（月額）
固定電話や携帯電話への通話料金以外はすべて無料
●Skype
●Skype for Business
https://products.office.com/ja-jp/skype-for-business/download-app
Web会議を活用してチームを活性化させよう
新型コロナ騒動を契機に急激に変化したテレワーク環境ですが、実は騒動が収束した後に訪れる働き方の変化の方が、インパクトが大きいと考えられています。それでは最後に、Web会議システムを活用することで、リーダーとしてチームとメンバーにどのような価値を生み出せるか、また、自身がリーダーとしてどのように成長できるか、を考えてみたいと思います。
コミュニケーションの機会を増やす
在宅勤務が増えれば、必然的にメンバーとのコミュニケーションが減少します。Web会議を活用することでコミュニケーションの量を補うことができます。朝や夕方に定例ミーティングをする、WebランチやWeb飲み会を企画するなど、意図的にコミュニケーションの機会をつくりましょう。
コミュニケーションの質を高める
先にも述べた通り、Web会議の最大のデメリットはface to faceのコミュケーションよりも、細かなニュアンスが伝わりにくいことです。そのデメリットを補うには、相手の立場に立って物事を考える、事前に資料を準備する、といった高いコミュニケーションスキルが求められます。Web会議をあなた自身とメンバーのヒューマンスキル向上の契機と捉えて、積極的な姿勢で取り組みましょう。
意思決定のスピードを速くする
Web会議を利用すれば、メンバーがどこにいても会議が開催できます。誰かが出張に行っていたり外出していたりしても、急いで決めなければならないことがあれば緊急の会議を開くことが可能です。また、あなたと上司との間でも積極的にWeb会議を活用することで、意思決定のスピードを速めることができます。
Web研修やウェビナーを主催する
Web会議システムを応用すれば、Web上で研修やセミナー（ウェビナー）をすることができます。Web上で一人対多数のコミュニケーションは、参加者の反応がわかりにくいため、通常の研修よりも飛躍的に難易度が高くなりますが、メンバーの成長とあなた自身のスキル向上のためにも、ぜひチャレンジしてみてください。
キャリアの選択肢を増やす
Web会議システムを上手に使えば、業務の効率化が図れると同時に、移動にかかる交通費や時間も削減できます。実はこのことはフリーランスにとっても大きなメリット。Web会議を使いこなせることは、フリーランスには必須の条件です。Web会議の上級者となることで、キャリア選択の幅が広がります。
このようにWeb会議システムを積極活用することで、チーム全体にさまざまな効果と成長機会が生まれます。今は働き方のみならず、世の中のしくみ全体が、大きく変化しようとしている時。この環境変化をチャンスとして捉えて精一杯努力すれば、コロナ問題が終息した暁には大きなアドバンテージが生まれることは間違いありません。ぜひ前向きに頑張っていきましょう。
（E-30!!!編集部）
